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•IL PROGRAMMA - Fatturazione

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di Picostudio.
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Fatturazione
Come emettere 150 fatture al mese impiegando complessivamente 4 ore di lavoro
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Come emettere 150 fatture al mese impiegando complessivamente 4 ore di lavoro

Picostudio è stato realizzato con l'obiettivo di ottimizzare le risorse impiegate all'interno dello studio di un commercialista.
La fatturazione è una delle attività indispensabili e spesso di notevole dispendio di energie che ogni studio deve porre in essere.

In Picostudio si predispongono prima le prestazioni con la data in cui le stesse sono state o saranno poste in essere e poi si emettono le fatture selezionando le prestazioni stesse con diverse modalità temporali e non.

Per ridurre e semplificare la fatturazione sono state attivate principalmente due funzionalità:
  1. Le prestazioni precodificate (sorta di listino prezzi delle competenze)
  2. Le prestazioni periodiche (prestazioni che si ripetono con cadenza predefinita. Es. competenze mensili tenuta contabilità)
La corretta combinazione di queste due funzioni permette di ridurre drasticamente i tempi necessari ad emettere le fatture e quindi consente allo studio di fatturare con maggior frequenza.

Le prestazioni si caricano al singolo cliente utilizzando la maschera che segue

--> clicca qui per visualizzare la maschera delle prestazioni


Nell'ordine si inseriscono:
  • data
  • ditta che emette la fattura (professionista singolo, società di servizi, studio associato, ecc.)
  • cliente
  • prestazione (precodificata o non) tenendo presente che le prestazioni precodificate portano con sè, oltre alla descrizione anche l'importo (suddiviso se del caso in anticipi, diritti ed onorari) e, qualora sia attivo il collegamento alla contabilità, anche la descrizione del conto sul quale andrà accreditato il ricavo; importo e conto sono suggeriti ma possono essere modificati al volo (ciò si rende particolarmente utile quando prestazioni analoghe, come quella proposta nell'esempio, hanno evidentemente onorari diversi a seconda del cliente)
  • quantità in fattura che va sempre indicata e determina quante volte ho eseguito la prestazione (tenuta contabilità come da mandato 1 volta al mese).

(Si precisa che le prestazioni sono fatturabili solamente se è spuntato il check visto per fatturazione a cura degli operatori abilitati in tal senso; gli operatori abilitati possono inserire a budget le prestazioni; in tal modo le stesse vengono caricate a budget con il valore della prestazione e con valorizzazione delle ore determinata dividendo il valore della prestazione per il valore orario dell'operatore)

La sezione a destra della maschera serve per determinare l'eventuale periodicità della prestazione stessa. Ricordiamo che tali prestazioni sono quelle ricorrenti tipiche del mandato e/o della lettera di incarico. Ad esempio ti incarico di tenermi la contabilità per tutto l'anno con un compenso mensile di lit.700.000. In questo caso è possibile, come nell'esempio evidenziato nella maschera, inserire ad inizio anno una prestazione di lit.700.000 con la descrizione adeguata, quindi spuntare il check prestazioni periodiche (in tal modo la prestazione diventa appunto periodica), spuntare i mesi nei quali si vuole che la prestazione venga inserita in fattura (i bottoni in alto permettono di velocizzare l'operazione selezionando tutti i mesi, un mese ogni 3, un mese ogni 4 ed un mese ogni 6) con data uguale al fine mese (nel nostro esempio le prestazioni risultano caricate tutti i mesi).
Per riportare al successivo esercizio le prestazioni periodiche riportando anche il budget è necessario spuntare l'apposito check in basso a destra nella maschera.

L'utilizzo delle prestazioni periodiche permette di velocizzare tutto il processo di fatturazione in modo significativo. Ad inizio anno genero o recupero in automatico dal precedente esercizio, tutte le prestazioni periodiche per completare la fatturazione devo man mano inserire le prestazioni spot ed i riaddebiti di spesa. 
In questo modo oltre il 90% delle prestazioni è già inserito una volta per tutte e l'immediata conseguenza è una riduzione dei tempi necessari per tutto il processo di fatturazione. Ecco che emettere 150 fatture al mese in 4 ore di lavoro diventa possibile.

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