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•IL PROGRAMMA - Carichi di lavoro

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Il controllo dei carichi di lavoro

Il controllo dei carichi di lavoro nello studio di un commercialista è un problema di non facile soluzione. L’attività svolta nell’ambito dello studio è molto variegata e spesso difficilmente misurabile.

Il lavoro che segue è frutto della rilevazione effettivamente realizzata in uno studio professionale nell’arco del 2000 (si invitano i colleghi interessati ad approfondire il problema a contattare il dr.Alberto Bettoni all'indirizzo e-mail: alberto.bettoni@consulentionline.it).

La base della rilevazione sono dati puntuali e dati annotati giornalmente dal personale addetto attraverso le ATTIVITA' GIORNALIERE di Picostudio nella tenuta contabilità -> dati di check point.

I dati significativi rilevati sono stati:
- Fatture di acquisto e di vendita registrate
- Righe di giornale stampate
- Ore addebitate ai clienti per la contabilità
- Trasmissione telematica dichiarazioni IVA

In considerazione della mancanza di omogeneità dei dati (agli addetti è noto che contabilità con volumi analoghi possono essere molto diverse come impegno per svariati motivi: mancanza di prima nota, cliente confusionario, ecc.) i risultati ottenuti hanno una valenza più qualitativa che quantitativa ma, sono pur sempre di un certo interesse.

Le prime due voci rappresentano il carico di lavoro sostenuto dagli addetti, la terza voce indica il tempo speso dagli addetti per fare contabilità (in tale voce rientra tutta la gestione ordinaria del cliente dalle registrazioni, alle liquidazioni, alle stampe, alla predisposizione dei bilanci di verifica e non), la quarta voce, come differenza sul numero delle contabilità seguite internamente testimonia della "consulenza" prestata dagli addetti ai clienti esterni. I dati rilevati sono riportati nella tabella dati di check point.

--> clicca qui per visualizzare tabella dati di check point

La colonna E contiene le righe normalizzate ottenute sommando alle righe di giornale prodotte il numero delle fatture di acquisto e vendita dei clienti in contabilità semplificata moltiplicato per due (il programma di contabilità da noi utilizzato genera tre righe di giornale per ogni fattura: partita, contro partita ed IVA. Poiché le registrazioni dei semplificati sono più agevoli non necessitando di fatto di contatto diretto con i clienti si è ritenuto di normalizzare le registrazioni effettuate per i semplificati moltiplicando il dato solo per due).
La colonna F evidenza gli scarti dall’operatore standard tarato su Piera a circa 60000 righe normalizzate anno di giornale.
La colonna G riporta le ore riaddebitate ai clienti per la contabilità.
La colonna H riporta le righe/ora registrate (le differenze dalla media in colonna I).
La colonna L riporta le dichiarazioni IVA trasmesse telematicamente.

Da tale rilevazione emergono significative differenze. Se accantoniamo per un attimo la posizione di Gina emerge uno scarto notevole tra le posizioni di Piera e Bruna da una parte e Lorenza e Carla dall’altra (La differenza è quasi 1 a 2).

E’ evidente che la persona con maggior carico di lavoro è Bruna alla quale non va assegnata alcuna altra contabilità.

Dalla verifica dei dati di budget e di invio del telematico emergono alcune considerazioni interessanti.
  1. Lorenza e Carla, seppur in misura diversa, utilizzano buona parte del loro tempo per fare altro dalla contabilità. La loro produttività oraria  (tempo riga) - infatti è decisamente diversa da quella di Bruna (probabilmente influenzata dalla presenza di due clienti grossi) ma, per Lorenza, non esageratamente dissimile da quella di Piera che nel complesso pare un buon punto di riferimento per tutti i ragionamenti.
  2. Risultano difficilmente comprensibili le posizioni di Gina e Lorenza che hanno una produttività oraria decisamente bassa.
  3. Confrontando le trasmissioni telematiche di Lorenza e Carla emerge che i clienti che fanno riferimento a Carla sono circa 2,5 volte quelli che fanno riferimento a Lorenza. Le "consulenze" esterne gravano pertanto su Carla in misura decisamente superiore a quanto non gravino su Lorenza; tanto Bruna quanto Piera seguono numericamente più clienti interni.
  4. Per quanto riguarda infine il carico complessivo che grava sullo studio, prendendo a base Piera (circa 60000 righe standard) dai dati di colonna F emerge che lo studio nel suo complesso è teoricamente in grado di produrre ancora 58093 righe normalizzate pari circa al lavoro di un addetto in più.
--> clicca qui per visualizzare il grafico "Spedizioni telematico"
--> clicca qui per visualizzare il grafico "Produttività oraria"
--> clicca qui per visualizzare il grafico "Ore riaddebitate ai clienti"
--> clicca qui per visualizzare il grafico "Produttività normalizzata"



L’analisi proposta, pur con tutte le prudenze necessarie, consente di possedere qualche criterio per assegnare i nuovi clienti e consente di determinare il grado di tensione della struttura.

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